Adempiere เป็นระบบซอฟท์แวร์ ERP ที่มี CRM และระบบงานอื่นๆอีกหลายระบบ รวมอยู่ในระบบเดียวกัน สิ่งที่ Adempiere ทำได้ดีที่สุดคือ ทำให้องค์กรธุรกิจของผู้ใช้ เป็นองค์กรธุรกิจอัตโนมัติ ที่มีข้อมูลสำหรับการดำเนินงานอย่างสมบูรณ์ โดยไม่มีข้อจำกัดเรื่องเวลา, ระยะทาง และลักษณะทางภูมิศาสตร์
นั่นคือประโยชน์ที่จะเกิดขึ้นจากการใช้ Adempiere ก็คือ ประโยชน์ที่องค์กรได้จากการเป็นองค์กรอัตโนมัติที่มีข้อมูลสมบูรณ์ โดยไม่มีข้อจำกัดข้างต้น ฟังดูก็ง่ายๆ แต่อัตโนมัติแล้วดีอย่างไร ? มีข้อมูลสมบูรณ์ดีตรงไหน ?
คำถามข้างต้นนั้นมักจะถูกถามกันขึ้นมาในวงสนทนาเสมอๆ เพื่อจะตอบคำถามนั้นลองนึกถึง ภาพของพนักงานขายประจำบริษัท ซึ่งทำหน้าที่รับโทรศัพท์เพื่อรับคำสั่งสินค้าจากลูกค้า โดยปกติก็จะคอยรับโทรศัพท์จากลูกค้า แล้วก็เจรจาต่อรองกับลูกค้าด้วย ข้อมูลสินค้าต่างที่อยู่ในเอกสารตั้งไว้ตรงหน้า ซึ่งมักจะเป็น รายการสินค้า, จำนวนสินค้านั้นในสต็อค, และราคาของสินค้านั้น ข้อมูลทั้งหมด อาจถูกปรับปรุงครั้งสุดท้ายเมื่อเช้าวันนี้ และเป็นข้อมูลที่ตายตัวอยู่บนกระดาษ ดูๆก็ไม่น่าจะมีปัญหาอะไร ลูกค้าถามมาก็ตอบไป, เสนอราคา, ต่อรองกันบ้างตามสมควร, แล้วก็นัดส่งของ, ทำรายการส่งแผนกอื่นๆที่เกี่ยวข้อง ก็เท่านั้นเอง
แต่ ในความเป็นจริงนั้นวุ่นวายกว่านี้มาก ลูกค้าอาจจะต้องการสินค้าหลายรายการ ซึ่งอยู่ในหลายๆหน้าของรายการสินค้า ลูกค้าอาจจะต้องการจำนวนมากกว่าที่แสดงไว้ในสต็อคสินค้า และขอราคาพิเศษเพราะสั่งซื้อเป็นจำนวนมาก และต้องการของด่วนมาก เมื่อเป็นเช่นนี้ข้อมูลที่พนักงานขายคนนั้นมีอยู่ในมือจะไม่พอที่จะปิดการ ขายครั้งนี้ได้ ต้องโทรศัพท์ถามเจ้าหน้าที่คลังสินค้าว่าสินค้าตามรายการที่ลูกค้านั้นจริงๆ มีอยู่เท่าไร และอาจจะต้องติดต่อฝ่ายจัดซื้อเพื่อขอให้สั่งซื้อสินค้าเพิ่ม และกำหนดเวลาสินค้าเข้า นอกจากนี้อาจต้องติดต่อฝ่ายการเงินขอข้อมูลเครดิตลูกค้าและขออนุมัติราคา โดยปกติเรื่องจึงมักออกมาในแบบที่พนักงานขายรับรายการสินค้าที่ลูกค้า ต้องการ แล้วทำใบเสนอราคาให้ภายหลัง อาจจะเป็นชม.ต่อมาหรือวันถัดไปก็แล้วแต่ลูกค้าจะอนุมัติและออกใบสั่งซื้อ พนักงานขายก็เพียงแต่ทำสำเนาใบสั่งซื้อนั้นให้แผนกต่างๆ ที่เกี่ยวข้องแล้วก็หมดหน้าที่ เรื่องต่อจากนั้นจะเป็นความรับผิดชอบของแผนกอื่นไป
จากตัวอย่างข้างต้นนั้นแน่ๆ ว่าการขายนั้นใช้เวลาเป็นชม., เป็นวัน หรือหลายๆวัน นั่นคือสินค้าคงต้องอยู่ในสต๊อคไปอีกอย่างน้อยก็เท่ากับเวลาที่ทอดยาวออกไปนั้น ผลก็คือ เงินทุนหมุนเวียนก็จะเข้าไปอยู่ในสินค้าคงคลังมากขึ้น โอกาสการขายน้อยลง ถ้ามีคู่แข่งที่สามารถทำได้เร็วกว่าเรา คู่แข่งก็อาจจะได้การสั่งซื้อจากลูกค้าของ เราไปแทน
ถ้าระบบงานของเราอัตโนมัติ การขายครั้งนี้คงจะปิดได้ในครั้งแรกที่ลูกค้าโทรเข้ามา เพราะพนักงานขายมีข้อมูลทุกอย่างที่จำเป็นพร้อมอยู่ในคอมพิวเตอร์ตรงหน้านั้น ถ้าทำระบบให้ดีกว่านั้นก็เป็นไปได้ว่าลูกค้าจะเข้ามาที่ระบบรับคำสั่งซื้อของเราจากที่ทำงานของลูกค้า สร้างคำสั่งซื้อ, กำหนดวันส่งของที่ต้องการได้เอง
ตัวอย่างนี้ยังเป็นเพียงบางส่วนของประโยชน์เกิดขึ้นจากการใช้ Adempiere ทำให้บริษัทเป็นบริษัทอัตโนมัตเท่านั้น ยังมีประโยชน์อื่นๆอีกผู้เขียนจะค่อยๆนำมาเสนอไว้ต่อไป
ภูวเดช
